La Productividad

Lo que no se mide, no se puede mejorar. Frase del físico y matemático William Thomson Kelvin.

La frase anterior, también aplica en el entorno laboral. La productividad es un concepto relacionado en todo momento con los empleados.

Wikipedia la define como:

“… la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción.”

El término productividad dio pie a la creación de los “Sistemas de Gestión de Calidad”, de los cuales hablaremos más adelante.

Una empresa que no tiene unidades de medición para sus actividades, procesos y personal, está perdiendo valor cada segundo que pasa.

Vivimos en una época en la que tanto la información como la velocidad, son elementos esenciales para lograr el éxito.

Los clientes ya son más informados y esperan un resultado inmediato.

Y es aquí donde entra en juego la productividad, puesto que es algo más que la relación entre los resultados obtenidos y los recursos usados para lograrlos.

De todos los factores que intervienen en el tema de la productividad, es el tiempo.

El recurso infinito, pero irrecuperable juega un papel primordial en las mediciones y en la optimización.

La búsqueda del aprovechamiento de este factor es lo que ha dado como resultado las revoluciones que han cambiado la forma de llevar el mundo.

El sistema de producción desarrollado por Henry Ford, propició un ahorro impresionante de tiempos y movimientos con la especialización de las tareas involucradas en la línea de producción.

El desarrollo de productos en un tiempo mínimo y con la menor cantidad de recursos, resultó en un máximo de beneficio económico para las empresas.

Al tener definidos los tiempos requeridos para hacer una tarea, medir los insumos necesarios, permitió establecer estándares para la producción considerando las previsiones del impacto de inversión que requerían hacer los negocios.

Actualmente, el aspecto más perseguido por los empresarios que buscan el aumento de su productividad, es la reducción de la fuerza laboral al introducir elementos tecnológicos, lo que se traduce en el pago de menos salarios y dar pie al pago de mantenimiento para tener en funcionamiento óptimo dichos elementos.

Lo anterior pretende el tener un balance entre la cantidad ideal de maquinaria, de mano de obra y otros recursos para llevar al máximo la producción de productos y servicios para tratar de obtener el mayor margen de rentabilidad en el mercado.

Es común el confundir la productividad con la competitividad. Y en general son términos relacionados entre sí.

La competitividad, siendo un factor externo, involucra a la productividad, aunado a la diferenciación percibida ante el mercado.

La productividad es más que compleja que tener un recurso “automatizado” al frente en las empresas y se determina por diversos factores como la calidad de los recursos, la estructura tanto de la organización como de la industria y los sectores, el nivel de avance tecnológico, la calidad del recurso humano, entre otros muchos factores que pueden ser relevantes.

Sin embargo, para efectos prácticos de este documento, voy a enfocarme en la parte tecnológica y las posibilidades que se tienen, en particular con las Tecnologías de la Información.

¿Qué es la consultoría de negocios?

Que es la consultoria de negocios

Cumplir los objetivos y metas que se establecen en las empresas muchas veces requieren de apoyo externo, ahí es donde entran los consultores de negocios.

La práctica de recurrir a este tipo de servicios es muy recomendable desde el punto de vista de mejora empresarial.

Los empresarios normalmente podemos caer en la llamada ‘ceguera de taller’. Es una situación en donde dejamos de ver los detalles de nuestra empresa por la cercanía y la monotonía de procesos que se llevan a cabo día a día.

Lo que viene a aportar el consultor de negocios es experiencia y una visión fresca sobre lo que pasa en la empresa y sus procesos, pues utiliza diversas herramientas para identificar áreas de mejora que se convierten al final del trabajo de consultoría en optimizaciones en la forma de hacer las cosas y a la vez, fomentando el crecimiento estratégico de las empresas.

Las formas de trabajo en este tipo de servicios generalmente requieren de que el consultor trabaje directamente en la empresa, visitando sus instalaciones y en contacto directo con el personal con la finalidad de obtener la información necesaria de primera mano que ayudará al entendimiento de la situación según el área en que vaya a tener acción el proceso consultivo.

Algunas de las áreas más comunes en las que la consultoría se hace presente es en Marketing y Ventas, Procesos, Comunicaciones, Recursos Humanos, Contable, Desarrollo e Implementación de Software.

Para comenzar con los trabajos de este tipo siempre es necesario contar con un objetivo que se pretende alcanzar. Como ejemplos algunos objetivos pueden ser la reducción de tiempos de producción, reducción de costos, mejorar la comunicación, entre otros.

Posteriormente, dependiendo de la empresa consultora, asignará a uno o más consultores que ayuden, con su experiencia y conocimiento, a establecer los pasos a seguir para alcanzar estas metas. Siendo la mayor parte del tiempo una opción más rentable y económica que el contratar personal que esté en la plantilla laboral de la empresa.

Generalmente los procesos consultivos tienen diversas duraciones, dependiendo del objetivo, tamaño y recursos con los que cuenta la empresa, pues se pueden encontrar contratiempos por falta de atención por carga de trabajo del lado de los involucrados internos de la empresa.

En resumen, la consultoría de negocios es el proceso para que una entidad interna o externa de la empresa analice y encuentre áreas de oportunidad para alcanzar los objetivos planteados y con ello fomentar el crecimiento económico y productivo.

Si quieres saber un poco más del tema o necesitas ayuda en tu empresa, en DConsultores tenemos un amplio abanico de áreas de experiencia para apoyarte a llegar a un nivel más alto y en un tiempo más corto. No dudes en contactarnos y comentarnos tu caso para darte las mejores alternativas.

Pasos básicos para implementar tecnología en tu empresa

Las empresas que no utilizan las ventajas de la tecnología están destinadas al fracaso por un simple motivo: no podrán ser competitivas por el uso del tiempo y recursos.

En mi carrera como consultor me he encontrado con empresas que se resisten a la inclusión de la tecnología en sus procesos cotidianos y al paso del tiempo no es sorpresa el ver que son empresas que comienzan a tener problemas para mantenerse a flote en el mercado. No es por el hecho de no tener la tecnología, sino porque no son capaces de mantener un ritmo adecuado.

Tomar decisiones basadas en información y sobre todo, competir en la gestión de los recursos ante otras empresas requiere de recursos tecnológicos.

Es por lo que en esta ocasión te traigo los pasos básicos para implementar tecnología en tu empresa y comiences a utilizar las grandes herramientas que harán tu vida más fácil.

Usa la nube

Existen muchas herramientas que te permiten guardar una cantidad impresionante de documentos en la nube para poder tener acceso a ellos desde cualquier lugar. Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive son algunas de las herramientas que permiten almacenar documentos y tenerlos disponibles en cualquier lugar.

Otra de las ventajas que ofrecen algunas de estas opciones es el trabajar de forma colaborativa. Varias personas editando a la vez un solo documento, esto agiliza algunos procesos.

El poder compartir documentos con tu equipo es crucial para eficientar el tiempo y estas herramientas son ideales para ello.

Capacita tu equipo

Internet pone disponible todo el conocimiento del mundo a tu alcance. Al usar plataformas educativas puedes capacitar a tu personal en temas necesarios para que se destaquen en su trabajo. Desde tutoriales en youtube, hasta cursos de paga, es una de las mejores formas de complementar la preparación continua de tus colaboradores.

Centraliza la comunicación

Si eres víctima de no saber en que parte dejaste el mensaje que le mandaste a tu equipo sobre ese proyecto importante, es hora de que comiences a centralizar por donde te comunicas. Con herramientas como Slack o Facebook Workplace, haces un solo punto de encuentro y esto resulta en una mejor comunicación, en lugar de brincar de WhatsApp a Facebook messenger y después pasar a Hangouts o Meet de Google.

Existen muchas estrategias para este tipo de herramientas, pero mientras no lo tengas claro el mejor uso de cada una de ellas, te recomiendo que definas una sola plataforma.

Agiliza tus procesos con software

Implementar software de CRM, ERP o software a medida te ayudaran a agilizar los tiempos que se tardan en ejecutar ciertos procesos que pueden convertirse en la pesadilla de cualquier empresa.

Existen muchas tareas que puedes automatizar. Para identificarlas, observa cuales son las más repetitivas y tediosas, como generar cotizaciones, reportes, registros, entre otras.

Si estas interesado en la inclusión de tecnología en tu empresa, acércate a tu agencia consultora de confianza y asesórate en el proceso de inclusión. O si vas a hacerlo de forma autónoma ten en cuenta que puedes encontrar algunas barreras que pueden complicar el proceso y que los consultores podemos agilizarlo.

Pierdes el 30% de tus ingresos por no usar las Tecnologías de la Información

Perdidas de dinero por falta de tecnologías de la información

Perdidas de dinero por falta de tecnologías de la información

¿Creerías que pierdes aproximadamente el 30% de los ingresos de tu empresa por no usar las tecnologías de la información (TICs)?

La respuesta a la pregunta anterior es: Cierto. La mayoría de las micro y pequeñas empresas pierden estos márgenes por no tener los controles y procesos adecuados para garantizar que están usando de forma adecuada sus recursos, sobre todo, para crecer.

No implica que todas las empresas deban de usar sistemas complejos para solucionar lo que menciono, sino que las TICs ayudan a agilizar muchas de las tareas cotidianas y propician el aprovechamiento del tiempo y demás recursos para fomentar el crecimiento de la empresa.

Dentro de las causas que propician las pérdidas que menciono se encuentran las siguientes:

1. Mermas en inventarios

Muy pocas empresas a niveles tempranos de su creación tienen controles que permitan conocer sus inventarios o incluso tener un histórico de compras que les ayude a tomar decisiones adecuadas para reducir o aprovechar las mermas que se producen en sus inventarios.

Por dar un ejemplo, desde el puesto de gorditas de la esquina hasta el restaurant más sofisticado, deben de tener un control, si no preciso, si estimado de lo que consumen para realizar sus productos, ya que puede significar que están comprando materiales que no se usarán en el tiempo de vida útil y se transformará en pérdidas para el negocio.

2. Falta de control de gastos

Tu, ¿Sabes cuánto gasta tu empresa? y no hablo solo contablemente. Gran cantidad de personas piensan que el automatizar una empresa se enfoca solamente en el área contable, sin embargo, la automatización de procesos administrativos ayuda a ahorrar gastos que realmente no se contemplan en la contabilidad directamente ya que al agilizar las tareas que se realizan, el personal puede realizar más tareas en menos tiempos, convirtiéndose en una empresa productiva.

El tiempo es uno de los recursos más malgastados en las MiPyMES y esto es porque no usan herramientas que las ayuden a gestionarlo.

3. Pérdida de clientes

Aunque no lo creas, estas perdiendo clientes en este momento.

¿Tienes un sitio web?, ¿Tienes una estrategia de Marketing Digital?, ¿Tienes un historial de lo que te ha comprado en el pasado cada cliente?. Son elementos que ayudan a que un cliente se quede o se vaya a la competencia y es debido a muchos factores que giran en torno a estas preguntas.

Un sitio web, además de darle una vista diferente y profesional a tu negocio, muestra la información que tu cliente quiere conocer de ti, por lo que te invito a asesorarte de algún experto en la materia para crear tu página, porque también puede significar un potencial foco rojo si no está hecha enfocándose a un objetivo.

Lo mismo pasa con la promoción de tu marca en redes sociales o buscadores. Si no se hace de manera adecuada o simplemente no se hace, estás perdiendo clientes potenciales y la oportunidad de crecer.

Por último, tener un historial de compras o un sistema de lealtad en tu negocio puede significar que tus clientes pueden encontrar, tal vez no un mejor servicio, pero si uno que lo haga sentir mejor y que se vaya con la competencia.

4. Incertidumbre para tomar decisiones

¿Tienes la certeza de lo que pasaría si tomas una determinada decisión? Si bien no es posible conocer a ciencia cierta lo que pasará, si puedes reducir la incertidumbre al mínimo.

Muchos de los proyectos en los que he trabajado se enfocan a esta área. Incluso para determinar el costo de un producto se deben de considerar una gran cantidad de variables hacia dentro de la empresa, por lo que las TICs forman una parte fundamental para la gestión de esta información.

Saber en que etapa se encuentra el servicio que le estamos ofreciendo a nuestro cliente, cuanto gastamos, la cantidad de proyectos que están en marcha en este momento, etc. Tu decide que información te es relevante.

Si consideramos estos cuatro puntos, veremos que más que las pérdidas reales que se ven reflejadas en nuestro bolsillo, también se encuentran los costos de oportunidad.

Imagina tener una página de internet que consiga clientes para ti y que un sistema que haya automatizado tu proceso te alerte sobre la llegada de un cliente nuevo que debes atender y te de la información para que le des un mejor servicio.

Las TICs, dan un abanico impresionante de oportunidades para generar crecimiento en cada etapa de los negocios.

Me gustaría saber que opinas del tema, escríbeme en mis redes sociales Facebook y Twitter

Consejos para la administración de cuentas en tu empresa

administrar cuentas de ti

administrar cuentas de ti

Todas las empresas, por pequeñas que sean, tienen una plataforma tecnológica que controlar, en esta ocasión te daremos unos consejos sobre como administrar de una manera más ventajosa para el negocio y evitar problemas en caso de movimientos en tu empresa.

En la experiencia que tengo al frente de las relaciones con los clientes, me he dado cuenta que la mayoría de las empresas, incluso si tienen un área enfocada a los sistemas de la información, no tienen un manejo adecuado de la información, cuentas y contraseñas que pertenecen a la empresa.

Cuentas por área o departamento

Es muy común que las cuentas de correo las hagamos personales, considerando únicamente la necesidad de contar con un correo electrónico para la comunicación, pero dejamos de lado la responsabilidad que vienen sobre estas cuentas. Lo más común es que cuando hay rotación de personal comienzan a notarse los problemas debido a que la persona que se fue es la que tiene registradas todas las cuentas de administración de servicios de la empresa.

La recomendación que les ofrezco para este caso es el crear cuentas enfocadas a las áreas específicas, no a personas, por lo menos para hacer los registros adecuados de servicios o de cuentas que tengan contacto de forma frecuente con el exterior de la empresa.

Las áreas más sensibles para estos casos son las áreas como facturación, sistemas, atención a clientes, por lo que los correos sugeridos para estas áreas son: sistemas@dominio.com, facturas@dominio.com, contacto@dominio.com, o como tu lo consideres, pero que independientemente de la persona que se encuentre al frente de dicha sección de la empresa los correos queden a disposición del personal entrante.

Registros a nombre de la empresa

Algo similar y ligado a las cuentas de correo electrónico, vienen los servicios que usa la empresa como dominios, hosting, o en el caso, servicios de almacenamiento como Onedrive, Dropbox o Google Drive, entre otros.

Eh encontrado casos en los que los registros del dominio de la empresa ha estado a nombre de la persona que administraba el área de sistemas y que tiene varios años sin trabajar en la empresa.

Aparentemente no tiene mucha importancia este tipo de datos, sin embargo, cuando llega el momento de requerir soporte técnico se comienza a complicar el tema, debido a que la única persona facultada para solicitar soporte es quien es el/la titular de la cuenta.

Del mismo modo, concentrar los registros sería lo ideal para tu empresa ya que e complicado el identificar quien hizo cada cuenta. En caso de que se tengan dos o más dominios, hosting o servicios similares, será adecuado que la misma persona los registre y a nombre de la empresa como tal y vinculado a una cuenta de correo electrónico como lo mencionamos en la sección anterior.

Por el momento son de los consejos que mejor pueden ayudarte para administrar las cuentas dentro de tu empresa. Pronto haremos una serie de publicaciones similares sobre otras áreas de la plataforma tecnológica y que serán de utilidad para ti.

¿Para que sirve un CRM?

CRM Customer Relationship Management

CRM, Customer Relationship Management

Un CRM puede ayudarte a manejar las ventas de tu empresa. Todas las empresas dependen de sus ventas, como se menciona en muchas ocasiones sin ventas no hay negocio y esto es real, pues la finalidad principal de un negocio es conseguir que alguien intercambie dinero por nuestro producto o servicio.

Con las nuevas tecnologías los procesos de ventas se han venido a convertir en unos de los más cuidados y profesionalizados, y esto es en gran medida a la posibilidad de analizar y detectar patrones que ayuden a conseguir mejores resultados.

Bien, pues para esto sirven en gran medida los CRM, que por sus siglas en inglés, Customer Relationship Management o en español, Administrador de la Relación con el Cliente, son software que ayudan a llevar un registro lo más detallado que se requiera sobre el proceso de ventas.

Estos de registros de ventas, depende en gran medida del tipo de empresa que tenemos, pero al final resulta en traducir el embudo de ventas que se tiene en el proceso a un registro digital para ayudarnos a saber en que estatus se encuentra cada cliente.

Entre los beneficios que presentan este tipo de sistemas o aplicaciones, se encuentran:

  • Ayudar a mejorar la toma de decisiones
  • Incrementa la productividad del proceso de ventas
  • Se obtiene información en tiempo real de todo el equipo de ventas
  • entre otros

Existen en el mercado una infinidad de opciones para poder usar un CRM, sin embargo, he tenido la experiencia de desarrollar algunos a medida, todo depende de que tipo de experiencia necesitas.

Actualmente, algunas de las opciones ya existentes cuentan con funcionalidades tan robustas como poder enviar correos electrónicos, detectar que empresas están visitando tu sitio web, entre muchas otras, sin embargo, no porque existan en el mercado son la mejor opción para ti y tu negocio.

Es posible adaptar algún otro tipo de herramientas como la conocida herramienta de gestión de tarjetas, TRELLO, para hacer la función de gestión de ventas, al fin del día, el proceso de ventas es tan complicado como tu lo presentes.

Algunas opciones en el mercado que puedo mencionar son SalesForce, PipeDrive, que son empresas que tienen una gran cantidad de tiempo en el mercado y han estandarizado el proceso de ventas de una forma interesante, pero esto no significa que debas utilizar forzosamente alguno de estos.

No todos los procesos son iguales, aunque similares, existen diferencias importantes, pero no es un tema del que quiero hablar hoy, sino darte un concejo que es que adaptes la tecnología a ti, puede ser desde una simple hoja de excel, hasta que te ayudemos a crear tu propio CRM interno, pero mi mayor recomendación es que puedas medir lo que esta pasando con tu equipo.

Lo que no se mide, no se puede mejorar y tener en claro cuales son tus números te ayudará a generar mejores resultados.

Te recomiendo que veas el post de como ayudar a mejorar la productividad en tu empresa con tecnología.

Si necesitas apoyo, envíame un mensaje en mis redes sociales, en twitter me encuentras como @l_delcampo o a la cuenta de la empresa @D_Consultores.

Tres recomendaciones para el Buen Fin

Bolsas de compras en buen fin

El buen fin se aproxima cada vez más y la euforia de las compras aumenta, pero ¿Estás seguro de que Las compras que estas realizando son las mejores?. Aquí te dejo algunos consejos para que este buen fin no se convierta en un mal año.

1. Cuidado con tu tarjeta de crédito

Es importante no dejarte llevar por las promociones con meses sin intereses. En muchas ocasiones compramos productos que consumimos en un periodo menos al que terminaremos de pagarlo. Promociones como viajes o productos de consumo son los que entran en este rubro, pues el viaje lo podrás realizar de inmediato, pero la deuda se quedará, a menos que tengas la solvencia económica o lo hayas planeado así, no te dejes llevar por estas “ofertas”.

2.  Compara precios

A pesar de que estas fechas nos incitan a no ver más precios por el sentido de urgencia, siempre es mejor comparar precios en diferentes proveedores, si no lo haces es posible que te lleves una desagradable sorpresa al verlo después en otro lado con un precio menor o con mayores beneficios. También es muy importante dar seguimiento de los precios antes de que llegue esta fecha, pues se han detectado empresas que unas semanas antes, suben los precios para dejarlos con los descuentos del buen fin en los precios del mercado normal.

3. Analiza si lo quieres o lo necesitas

Uno de los problemas de la cultura del consumismo es la de comprar por impulso y en esto recordemos que cuando la emoción sube, la inteligencia baja. Hay una infinidad de ejemplos de cosas que compramos por impulso y termina guardado en lo más escondido de la casa o la oficina sin siquiera abrir el empaque, por lo que es muy importante que analices si realmente vas a utilizar ese producto o si te va a dar algún beneficio. Para esto, te recomiendo que por un momento te detengas en un lugar que te permita relajarte y hacerte la pregunta ¿Lo quiero, o lo necesito? y necesitarlo se refiere a si realmente le sacarás un provecho. No es lo mismo comprar un celular que cuesta $25,000 y que lo usarás para ver Facebook, que si lo usas para probar aplicaciones que te darán un beneficio económico.

Espero estos tres puntos te sirvan para tomar decisiones asertivas y que este buen fin no se transforme en una carga por el resto del año.

Creatividad: la habilidad deseada

La creatividad en DConsultores

Es la habilidad que todos los emprendedores deseamos y buscamos por todos lados. Por lo general, tenemos la idea de que es algo con lo que se nace, un tipo de don al que no todos podemos aspirar, pero hay algunos procesos que ayudan a demostrar todo lo contrario.

Según algunos autores como Poicaré (1913), Graham Wallas (1926), entre otros, se puede resumir la creatividad en un proceso de 6 pasos que muy pocas ocasiones se tiene conciencia sobre el desarrollo de él. Los pasos propuestos son los siguientes:

  • Preparación. Es la recopilación de la información sobre un tema, problema o situación dada.
  • Generación. Es el arduo trabajo de manipular, hacer experimentación, buscar alternativas y generar ideas sobre el tema en cuestión. Es importante recalcar que esta etapa se hace plenamente consciente del proceso, como ejemplo, es cuando nos enfocamos en resolver un problema tratando de no pensar en nada más.
  • Incubación. Del otro lado de la moneda, de forma inconsciente el cerebro sigue buscando alternativas mientras realizamos tareas que no tienen nada que ver con resolver el problema, es decir, mientras “descansamos” de ese problema.
  • Iluminación. Es donde todo lo anterior pareciera desaparecer del proceso, pues se nos viene a la mente la idea reveladora y podríamos gritar “Eureka!” y esto es porque no es un proceso que se pueda controlar, sino simplemente de alguna forma “viene a. nosotros”.
  • Evaluación. Toda idea siempre pasa a la etapa de evaluación para determinar si es valiosa o no en el mundo. En caso de no serlo, simplemente es porque volvemos a la etapa de generación e incubación.
  • Elaboración. La parte más difícil de toda la creatividad, pues es llevar a cabo el resultado de todo ese tiempo de pensamiento. Transformar una idea a realidad es el mayor reto para todos los emprendedores, pero necesitamos traer al mundo tangible, si no, nuestra idea no vale nada.

Para el mundo emprendedor solemos aplicar la frase “La creatividad es 1% de inspiración y 99% de transpiración”, debido al arduo trabajo que conlleva el realizar los pasos anteriores.

Pero para que lo que te comento en esta ocasión se lleve a cabo de forma efectiva es necesario contar con un elemento vital: motivación. El tener este ingrediente a un nivel emocional con el problema o situación nos permitirá ir más allá de las acciones que tradicionalmente estaríamos dispuestos a hacer.

Como es de esperarse, es un arduo trabajo, sobre todo porque ningún genio, artista, iluminado, o como quieras decirle, ha llegado a esa conclusión u obra maestra sin antes haber practicado y fallado una infinidad de veces. Picasso no pinto sus cuadros más famosos al primer intento de su pincel, Einstein no generó su teoría de la relatividad sin haberse empapado del tema y pensar mucho consciente e inconscientemente.

La creatividad es un fruto, tanto de la experiencia, como de la “locura” de permitirte hacer cosas nuevas. Así que te recomiendo que comiences a trabajar hoy, y puede que mañana tengamos la siguiente invención que cambie al mundo.

Trabaja profundo y enfocado, la nueva (vieja) habilidad que necesita

Los tiempos van cambiando y las prioridades con ellos. Hoy en día, gracias a la conectividad que nos ofrece la tecnología vivimos en un estado permanente de distracción, en gran medida por el impacto reciente de las redes sociales.

Lo anterior no quiere decir que las redes sociales sean malas, sino que han propiciado la perdida de la habilidad del trabajo profundo, y no solo las redes sociales, sino también el correo electrónico y la mensajería instantánea. El trabajo profundo que solo puede efectuarse en un estado de concentración que ahora no es tan sencillo de alcanzar.

La capacidad de enfocarse se esta perdiendo gracias a las culturas corporativas que premian, en gran medida, el estar ocupado sobre el ser productivo. Estar ocupado ahora es muy fácil, todos ahora recibimos correos electrónicos, mensajes instantáneos, notificaciones de redes sociales cada minuto, o incluso lo que ahora es muy común en las empresas, la gran cantidad de juntas que no llevan a ningún lado por su falta de enfoque y que son todo menos productivas.

El ser personas multitarea o “multitask” simplemente nos convierte en individuos que producen menos rápido y con menor calidad. Esto que menciono es porque nuestra mente tiene algo que se llama residuo de atención, es decir, si estamos en un tema específico e inmediatamente cambiamos a otro, nuestro cerebro no tiene esta capacidad y por un momento más se queda pensando en el tema anterior. Esto propicia el no poner atención adecuada a los detalles del segundo.

Estar ocupado no es lo mismo que ser productivo; por eso te traigo cinco aspectos que pueden ayudarte a ser más productivo a través del enfoque y la concentración.

  1. Crear rituales

Nuestro cerebro ama las cosas repetitivas y las convierte en algo mecánico. Es por esto que al practicar un tiempo ciertas actividades ya siquiera pensamos en ello al hacerlo, esto aplica en deportes, al conducir un coche, etc. Cuando desees concentrarte a un nivel superior, te recomiendo crear una especie de ritual, o pasos que sigas siempre que quieras llegar a trabajar concentrado, con esto le das oportunidad a tu cerebro para dejar atrás ese residuo de atención y te permitirá estar concentrado al 100% con tu tarea a realizar.

2. Crea un espacio libre de distracciones

Olvídate del móvil, del correo electrónico y de la mensajería instantánea. Crea un espacio tanto físico como temporal para permitirte trabajar continuamente sin distracciones de cualquier tipo. Esto te ayudará a terminar tus tareas en el menor tiempo posible, generando mayor productividad.

3. Establece metas

Crear metas y cumplirlas te da un sentimiento de avance, alimentando el sentido de realización. Es por esto que te recomiendo establecer metas cortas y realizables en un plazo inmediato que te ayuden a cumplir un objetivo mayor y ambicioso. Con esto ayudarás a tu mente a concentrarse y alimentarse con la sensación de logro que a su vez generará que quiera continuar en el trabajo que realiza. Esto lo hemos sentido cuando aprendemos temas que nos interesan, porque nos hacen sentir bien, incluso hasta percibimos el tiempo de una manera distinta cuando nos concentramos en algo como esto.

4. Descansa

Una vez que te sientas cómodo trabajando a fondo, tienes que descansar!, es imposible que tu cerebro permanezca en un estado de concentración por siempre. Siempre llegará el punto en que las cosas no fluyen, es el momento de parar por un momento y descansar. Esto es importante porque permite a tu mente despejarse y comenzar a captar nuevamente detalles que deja de ver por el proceso de enfoque. Para ayudarte con esto siempre es bueno tomar una caminata o platicar con algún colega sobre un tema totalmente retirado de lo que estas realizando.

Este tema es muy importante, porque incluso descansando tu cerebro no dejará de pensar en lo que estabas haciendo, pero aquí entra el subconsciente, que es el procesador más grande que conocemos y tiene una capacidad impresionante para procesar información que tu consciente jamás tendrá, por lo que te ayudará a seguir avanzando incluso cuando en la acción estés descansando. ¿Nunca te ha pasado que cuando estas realizando alguna cosa para nada relacionada con lo que hacías, se te ocurre una nueva posible solución? Si, es tu subconsciente trabajando.

5. Aléjate de las redes sociales

Si dejaras Facebook o twitter en este momento, ¿Alguien se daría cuenta de inmediato?, en el 99% de las personas la respuesta será un no, y esto es porque en realidad las redes sociales no son una herramienta de la cual obtengas un sustento para vivir, sin embargo, se han convertido en el 80% del tiempo que pasas en internet. ¿Te has dado cuenta que pasas más tiempo en Facebook, twitter o WhatsApp que en cualquier otro sitio durante tu día?, esto es debido a que son redes adictivas, pero que desvían nuestra atención de lo que realmente deberían ser, herramientas.

Por lo anterior te recomiendo que hagas un experimento, deja tus perfiles por un tiempo y ve los cambios que se realizan en tu día, esto a menos que seas una persona que vive de estar en redes sociales (literal, vive, que te pagan por estar ahí) creo que deberías hacer la prueba y selecciona lo que realmente es útil para tu carrera y tu día a día.

Bien pues estas son mis recomendaciones, espero te sean de utilidad. Si te gustó este post, compártelo con tus amigos y sigue el contenido que tenemos en el blog de la empresa, hay mas contenido como este y pronto lo estaremos acompañando de mas elementos que te serán de utilidad.

 

La evolución de la comunicación entre equipos con Slack

La colaboración entre los equipos de trabajo se ha potencializado con el uso de las herramientas que internet nos ofrece, y en esta ocasión quiero hablar de slack.
Esta herramienta es “un área de trabajo digital que centraliza las comunicaciones de tu organización” según la definen en su documentación que podrás encontrar aquí.
En mi experiencia es una herramienta con un poder impresionante que te ayudará a gestionar toda la comunicación de tu equipo, incluso llevando al mínimo el uso del correo electrónico.

Manejo de canales

Tienes dos tipos de canales para poder gestionar los temas que quieres usar para el manejo de tu equipo y sus proyectos. Abiertos son los canales que todo tu equipo tiene acceso, pueden ver la totalidad de los mensajes y es de interés general, cualquier persona puede aportar algo.
Los canales cerrados tú defines quienes son las personas aptas para aportar sobre el tema.
La finalidad de los canales son el dividir por tópicos más específicos la comunicación, es decir, segmentar en temas específicos lo que se está hablando.
Si esto ya es una ayuda importante, también tenemos los mensajes directos con algún usuario específico del equipo para una comunicación directa dentro de la App.

Busca lo que te interesa

Una característica importante es el buscador, pues te permite buscar un término o frase a lo largo de todas tus conversaciones, ayudándote a encontrar fácilmente ese tema del que hablaste con alguien.

Personaliza slack

Slack es una plataforma personalizable, que te enviará notificaciones cuando tengas mensajes nuevos o incluso se te ha ya mencionado en alguno, sin embargo, es posible el personalizar esto y silenciar ciertos comportamientos de la aplicación, para hacer más placentera tu comunicación.
Además podrás configurar el horario de no molestar para desactivar todas las notificaciones, ayudando a desconectarte en el momento oportuno, o incluso el manejo de estados para que todo tu equipo sepa qué es lo que está pasando contigo, como haciendo Home-office o si te encuentras de vacaciones.

Slackbot ayudándote

Slackbot es un “robot” que se convierte en tu asistente personal, puedes pedirle que te recuerde cosas usando el comando /remind, o decirle que le recuerde a alguien más algo. Al usar el comando te sugerirá la sintaxis que debes usar para cualquiera de los casos.
Puedes incluso iniciar mensajes directos desde la barra de mensaje usando /dm y el usuario a quien quieres enviar ese mensaje, o ponerte como un usuario inactivo o activo, cerrar canales o conversaciones con tus compañeros.
Es realmente asombroso el manejo de atajos que el equipo desarrollador ha puesto a tu disposición para el manejo de una comunicación efectiva.
Te recomiendo que uses la plataforma y veas su documentación, tiene utilidades increíbles y que sobrepasará tus expectativas.
Si ya has probado la herramienta, coméntame tus tips para mejorar su uso, todos estamos ansiosos por agilizar nuestra forma de trabajo, mándanos un mensaje en nuestras redes sociales y ayúdanos a mejorar.