SCRUM como alternativa de administración de proyectos

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La necesidad de administrar proyectos de una forma mas adaptable y que ayude a proteger tanto al cliente como a los proveedores ha hecho que se aborden distintas formas de generar valor, así nace SCRUM.

Y siguiendo con la línea de post que hemos hecho para trabajar desde casa y los 5 elementos esenciales para el trabajo remoto, creo que puede ser de utilidad para ti.

Una de las ventajas es crear productos funcionales más rápidamente para agregar valor a las actividades de los clientes. Adicional, el que los proveedores eviten re-trabajos debido al cambio o malentendidos de requerimientos.

Gracias a este tipo de situaciones nacen las metodologías Ágiles. Marcos de trabajo que se enfocan a generar productos y responder a los cambios.

Estas formas de trabajo están centradas en las personas, en cómo trabajan y cómo colaboran.

Algunos ejemplos de estas metodologías son: SCRUM, a quien le dedicamos este post, Kanban, Extreme Programming, entre otros.

Qué es SCRUM

SCRUM es un marco de trabajo por el cual las personas pueden abordar problemas complejos adaptativos, permitiendo que todo el equipo de trabajo colaboren para obtener un objetivo.

La esencia de SCRUM es un equipo pequeño de personas, altamente flexible y adaptativo. Se podría llamar de ataque rápido. Se basa en el control de procesos de forma empírica, es decir, el conocimiento viene de la experiencia.

El conocimiento de todos los objetivos finales es fundamental para la ejecución de este marco de trabajo. Todo el equipo conoce el objetivo que se persigue, por lo que la transparencia es uno de los pilares.

Los roles involucrados se dedican a una inspección de requerimientos en la búsqueda de siempre tenerlos claros, actuales y vigentes. Como resultado, tenemos un abordaje más enfocado hacia la adaptación de los esfuerzos del equipo de trabajo para resolver problemas prioritarios, pero que a su vez, generan más valor al proyecto final.

Los valores de esta metodología son el compromiso del equipo, el coraje para enfrentar problemas, el enfoque para no desviar la atención del trabajo, la apertura para dar y recibir retroalimentación y por último el respeto a cada una de las partes.

Componentes de SCRUM

SCRUM se compone de elementos muy sencillos pero muy potentes, de los cuales estaremos hablando en una serie de post para profundizar en ellos. Los elementos son los siguientes:

  • Un equipo auto organizado que se compone por un Product Owner, Scrum Master y un equipo de desarrollo.
  • Eventos predefinidos: Sprint, planificación de sprint, Daily sprint, sprint review y retrospectiva de sprint.
  • Artefactos, que no son más que la lista de requerimientos y tareas sobre las que se va a trabajar.

En estos días trabajaré para explicar cada uno de estos elementos, pero si tienes dudas al respecto, envíame un mensaje en mis redes sociales, Facebook, Twitter o LinkedIn.

5 elementos fundamentales para trabajo remoto

Trabajo remoto, lo que debes de considerar es esto

El trabajo remoto ha sido adoptado por muchas empresas por los beneficios económicos que esto les brinda. Sin embargo, no es una forma fácil de trabajo, tanto para el jefe, como para los colaboradores.

Se requiere de varios aspectos esenciales como la disciplina, organización y compromiso hacia el trabajo.

En esta ocasión les escribo sobre 5 elementos que son fundamentales para los equipos de trabajo que trabajan mayormente remotos.

Tener un SETUP

Si eres nuevo en el trabajo remoto, es muy probable que no estes preparado al 100% para trabajar desde casa o de un lugar remoto.

Un SETUP, o la organización y equipo que requieres, es un elemento necesario en esta modalidad de trabajo. Puesto que requieres garantizar un espacio y calidad en ciertos aspectos, como de comunicación, para realizar tu trabajo.

En esta modalidad de trabajo se requiere de mucha comunicación, telefónica o por videollamadas, por correo electrónico, mensajes de texto, etc.

En el área de llamadas, te recomiendo tener unos buenos audífonos y un buen micrófono. Tanto para llamadas telefónicas, como llamadas por video conferencias.

No hay nada más incómodo que solicitar que te repitan las sentencias que se acaban de explicar por que no se entendió por el sonido. A esto se le agrega, el tener un espacio de trabajo, lo más libre de ruido ambiental y distracciones. Ademas de contar con una mesa o escritorio y una silla de trabajo, pues es aquí donde estarás mucho tiempo de tu día.

Aunque trabajes desde casa y “puedas” trabajar desde cualquier área, no es recomendable trabajar desde un sillón, o incluso desde la cama, (¡POR FAVOR! no trabajen desde la cama). Estas no son condiciones de trabajo ya que incitan a procrastinar, ya que es más fácil pensar: “Voy a tomar una siesta porque ya estoy cansado”.

Esto también aplica para elementos como televisión, videojuegos, etc.

Sobre todo, si trabajas en áreas administrativas o en tecnología, es muy común el tener videollamadas. Para esto necesitamos garantizar una conexión estable de internet, para evitar intermitencias y cortes, en especial, si tú eres quién lidera la llamada.

Tener una sola fuente de verdad

Este punto es primordial para tu empresa. Estamos hablando de la información con la que trabajamos, con la cual, nosotros y nuestro equipo tomamos decisiones.

Es muy común en las empresas que se cometan errores porque “Tomé la versión equivocada del documento” o alguien olvidó subir la actualización de la cotización o del documento que estamos discutiendo.

Para resolver esto, existen herramientas que facilitan el trabajo colaborativo, en este post pueden conocer algunas.

Estas herramientas ayudan a que todos trabajemos sobre la misma información, tener control de versiones y conocer quién y que ha editado.

Una de estas herramientas es Google Docs, que permite la edición en tiempo real de documentos por una o más personas.

Aunque no resuelve muchas otras problemáticas de esto, si tu empresa apenas comienza a adoptar esta modalidad de trabajo, es una buena opción para mirar.

Otra forma de atacar el tener una fuente de verdad en el trabajo remoto, es el tener plataformas internas de administración, CRM, ERP, etc.

Nosotros tenemos el CRM LinupSales, que es genial, lo puedes conocer aquí. En ERP, también podemos ayudarte a adoptar uno o crear uno en específico para ti.

Estas herramientas se basan en estar actualizándose constantemente.

Por lo que en las empresas con las que hemos trabajado para la inclusión de plataformas de esta índole, se convierten en que la información que se encuentra en ellas es la única válida.

Si no tienes claro que tipo de herramienta puedes adoptar para que tu empresa fluya en el trabajo remoto, envíame un mensaje. En twitter me encuentras como @l_delcampo, en Facebook o LinkedIn y analicemos juntos tu caso en específico.

Lo que se pretende con esta fuente de verdad, es que todos hablemos de lo mismo, tanto directivos como personal operativo y que las decisiones se hagan sobre la información más actual posible.

Enfoque

Aquí es donde la disciplina juega un papel muy importante. El estar expuesto a tantas distracciones, se convierte en una batalla por mantenernos enfocados en las tareas que debemos de realizar.

Uno de los factores que más influye, es nuestros familiares, si es que estamos trabajando desde casa, pues consideran que al estar en casa, te puedes ocupar en tareas cotidianas del hogar en todo momento.

Debemos establecer horarios y respetarlos.

El setup es muy importante aquí por el hecho de ubicarnos en un lugar lo más libre de distracciones posibles.

En las videollamadas con tu equipo de trabajo, es recomendado que todos tengan su webcam prendida. Esto evitará que se distraigan fácilmente con otras tareas solo por el hecho que que no están atentos.

Es una de las faltas de respeto más grandes; el que te pregunten algo y no sepas ni de que están hablando porque te distrajiste y perdiste el foco en la reunión. Porque siempre hay algo más importante que hacer que una reunión.

Puntualidad

Generalmente, las llamadas que tienes en el trabajo remoto, son programadas. Aquí no hay excusas. Con esta modalidad de trabajo, se evitan los traslados, y por ende, los retrasos por elementos que no dependen de nosotros.

La puntualidad es algo que apremia. En lo personal, encuentro molesto el que se programe una llamada y tener que esperar a alguien que por falta de organización no está a tiempo.

Sobre todo, en temas que involucran los tiempos de los demás, este elemento es vital.

Enfoque a resultados

Este punto eta enfocado más a personas que dirigen los equipos o las empresas. El trabajo remoto es asíncrono, no obtenemos respuestas inmediatas y el trabajo no es lineal.

En este tipo de situaciones es complicado por que no nos gusta dejar soltar el “control”.

En el trabajo remoto lo que apremia es el enfoque a resultados, el que las cosas estén hechas bien y en tiempo.

No es lo mismo que tener a todo el equipo en la oficina y estar “vigilando” que están haciendo cada uno de ellos.

Espero que estos elementos te ayuden para trabajar de una mejor forma cuando lo hagas desde casa o tu equipo se encuentre en un lugar diferente al tuyo.

Trabajar desde casa

Trabajo desde casa

La actual situación que se está viviendo debido a la pandemia desatada por el COVID-19 ha impactado económicamente sobre todo a las pequeñas empresas y nos ha obligado a trabajar desde casa.

Es un buen momento para evaluar cómo la tecnología ayuda a la funcionalidad de nuestras empresas.

A veces nos resistimos a migrar nuestros métodos y procesos de manera que se puedan realizar desde cualquier parte, facilitando las tareas para nosotros, nuestros colaboradores e incluso para nuestros clientes.

Y si bien no aplica para todos los ámbitos, estoy segura que siempre hay una herramienta 100% tecnológica que puede hacer la diferencia entre mantenerse o rendirse ante una circunstancia tan incierta como esta. 

Para ser honesta, estoy segura que en este momento muchos de los clientes que me han solicitado cotizaciones para una plataforma de administración a medida y que no la han desarrollado por que “es caro” desearían haber invertido y no estar pasando en este momento por lo que están pasando.

 En esta ocasión mi intención es que conozcan algunas herramientas que les pueden facilitar de forma increíble el trabajo remoto desde casa, para ti, para tu equipo e incluso para la comunicación con tus clientes. 

Estas herramientas nos ayudan a olvidarnos de la necesidad de ver a las personas para saber qué el trabajo se está realizando. Otras para que la distancia no sea un motivo para no estar en comunicación.

Las siguientes herramientas, en el caso de la empresa DConsultores, se han vuelto imprescindibles desde hace tiempo.

Trello 

Es una herramienta de administración de proyectos que es tan dinámica que cualquier proyecto que tengas en mente, personal, hogar, laboral, viajes, etc. te ayuda a llevarlo de la manera más dinámica posible.

Permite llevar un ritmo y en comunicación constante con tu equipo, además que puedes utilizar desde su pagina web https://trello.com/es o desde su app. Esta app la puedes descargar para android o iOS.

Tener esta herramienta te permite trazar el rumbo del trabajo remoto para ti y tu equipo para de esta manera garantizar el trabajo desde casa. 

Slack

Pues que les puedo decir de mi herramienta favorita, slack para mi equipo de trabajo, lo es todo.

Es la herramienta que nos permite estar en comunicación, y que a la vez nos mantiene organizados los temas para no mezclarlos, ya que puedes tener un canal para cada tema.

Cada canal está solo quien debe de estar y de esta manera no perder el hilo, así se estén revisando miles de cosas al mismo tiempo.

También te permite las conversaciones directas, compartir archivos, dar permisos de drive y una gran cantidad de funcionalidades que harán de la comunicación de tu empresa un tema eficiente del que no tendrás que estar mejorando. 

Usenlo, aprovechenlo y amenlo, es el canal perfecto para usar whatsapp para cosas personal y todo lo laboral verlo aquí, de igual manera lo puedes usar desde su pagina web https://slack.com/intl/es-mx/ o instalarlo en tu computadora y dispositivos móviles como aplicación.

Zoom 

Es una herramienta que nos permite hacer reuniones a través de la web. Puede incluir varios participantes y que las vuelve bastante efectivas, esto debido a que es como una sala de juntas virtual.

Esta herramienta nos da un canal, y cada quien se va uniendo conforme se conectan. Esto evita que tengan que estar todos listos o que dependas de que alguien te marque para unirte. Nada, todo está en una liga, una URL determinada y simplemente te unes a la reunión.

Otra de las ventajas es que puede agendar tu reunión y el canal queda activo justo a la hora del encuentro. Lo puedes agregar en tu google Calendar.

Por último, como les dije, es como llegar, entrar a la sala de juntas a tiempo y esperar a que los demás lleguen y entren también, los puntuales y los impuntuales como sucede en tu oficina. 

Linup Sales 

Tener un CRM en el que puedas registrar todo tu proceso de ventas y que lo tengas al alcance de un click te permite saber en qué punto economico te encuentras y las posibilidades a futuro.

Por eso que este CRM en línea se convierte en una herramienta tan útil  para ti y tu equipo de ventas, ahí tienes el registro de tus prospectos, el dinero que puedes convertir y el que ya convertiste, tanto de tu lado como el de todas las personas que gestionan clientes de tu empresa., 

Linup Sales se convierte en una herramienta muy fácil de usar  para saber que tu equipo se sigue moviendo a pesar de las circunstancia, además para que sepas cuántos clientes tienes y cuanto estas convirtiendo en ingresos para tu empresa 

Amigos, hay muchas herramientas que nos pueden ayudar, y solo es cuestion de que investiguen y vean cual les es más funcional para los temas de sus empresas y las dinámicas de sus equipos, y pues si nesecitan algo a medida, en DConsultores estamos listos para apoyarles y asesorarles. 

Espero que estas herramientas les funcionen tanto como nos han funcionado a nosotros y que la pandemia que nos aqueja al momento de escribir este post solo sirva para volver sus empresas más efectivas y amigables con el home office. 

La Productividad

Lo que no se mide, no se puede mejorar. Frase del físico y matemático William Thomson Kelvin.

La frase anterior, también aplica en el entorno laboral. La productividad es un concepto relacionado en todo momento con los empleados.

Wikipedia la define como:

“… la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción.”

El término productividad dio pie a la creación de los “Sistemas de Gestión de Calidad”, de los cuales hablaremos más adelante.

Una empresa que no tiene unidades de medición para sus actividades, procesos y personal, está perdiendo valor cada segundo que pasa.

Vivimos en una época en la que tanto la información como la velocidad, son elementos esenciales para lograr el éxito.

Los clientes ya son más informados y esperan un resultado inmediato.

Y es aquí donde entra en juego la productividad, puesto que es algo más que la relación entre los resultados obtenidos y los recursos usados para lograrlos.

De todos los factores que intervienen en el tema de la productividad, es el tiempo.

El recurso infinito, pero irrecuperable juega un papel primordial en las mediciones y en la optimización.

La búsqueda del aprovechamiento de este factor es lo que ha dado como resultado las revoluciones que han cambiado la forma de llevar el mundo.

El sistema de producción desarrollado por Henry Ford, propició un ahorro impresionante de tiempos y movimientos con la especialización de las tareas involucradas en la línea de producción.

El desarrollo de productos en un tiempo mínimo y con la menor cantidad de recursos, resultó en un máximo de beneficio económico para las empresas.

Al tener definidos los tiempos requeridos para hacer una tarea, medir los insumos necesarios, permitió establecer estándares para la producción considerando las previsiones del impacto de inversión que requerían hacer los negocios.

Actualmente, el aspecto más perseguido por los empresarios que buscan el aumento de su productividad, es la reducción de la fuerza laboral al introducir elementos tecnológicos, lo que se traduce en el pago de menos salarios y dar pie al pago de mantenimiento para tener en funcionamiento óptimo dichos elementos.

Lo anterior pretende el tener un balance entre la cantidad ideal de maquinaria, de mano de obra y otros recursos para llevar al máximo la producción de productos y servicios para tratar de obtener el mayor margen de rentabilidad en el mercado.

Es común el confundir la productividad con la competitividad. Y en general son términos relacionados entre sí.

La competitividad, siendo un factor externo, involucra a la productividad, aunado a la diferenciación percibida ante el mercado.

La productividad es más que compleja que tener un recurso “automatizado” al frente en las empresas y se determina por diversos factores como la calidad de los recursos, la estructura tanto de la organización como de la industria y los sectores, el nivel de avance tecnológico, la calidad del recurso humano, entre otros muchos factores que pueden ser relevantes.

Sin embargo, para efectos prácticos de este documento, voy a enfocarme en la parte tecnológica y las posibilidades que se tienen, en particular con las Tecnologías de la Información.

¿Qué es la consultoría de negocios?

Que es la consultoria de negocios

Cumplir los objetivos y metas que se establecen en las empresas muchas veces requieren de apoyo externo, ahí es donde entran los consultores de negocios.

La práctica de recurrir a este tipo de servicios es muy recomendable desde el punto de vista de mejora empresarial.

Los empresarios normalmente podemos caer en la llamada ‘ceguera de taller’. Es una situación en donde dejamos de ver los detalles de nuestra empresa por la cercanía y la monotonía de procesos que se llevan a cabo día a día.

Lo que viene a aportar el consultor de negocios es experiencia y una visión fresca sobre lo que pasa en la empresa y sus procesos, pues utiliza diversas herramientas para identificar áreas de mejora que se convierten al final del trabajo de consultoría en optimizaciones en la forma de hacer las cosas y a la vez, fomentando el crecimiento estratégico de las empresas.

Las formas de trabajo en este tipo de servicios generalmente requieren de que el consultor trabaje directamente en la empresa, visitando sus instalaciones y en contacto directo con el personal con la finalidad de obtener la información necesaria de primera mano que ayudará al entendimiento de la situación según el área en que vaya a tener acción el proceso consultivo.

Algunas de las áreas más comunes en las que la consultoría se hace presente es en Marketing y Ventas, Procesos, Comunicaciones, Recursos Humanos, Contable, Desarrollo e Implementación de Software.

Para comenzar con los trabajos de este tipo siempre es necesario contar con un objetivo que se pretende alcanzar. Como ejemplos algunos objetivos pueden ser la reducción de tiempos de producción, reducción de costos, mejorar la comunicación, entre otros.

Posteriormente, dependiendo de la empresa consultora, asignará a uno o más consultores que ayuden, con su experiencia y conocimiento, a establecer los pasos a seguir para alcanzar estas metas. Siendo la mayor parte del tiempo una opción más rentable y económica que el contratar personal que esté en la plantilla laboral de la empresa.

Generalmente los procesos consultivos tienen diversas duraciones, dependiendo del objetivo, tamaño y recursos con los que cuenta la empresa, pues se pueden encontrar contratiempos por falta de atención por carga de trabajo del lado de los involucrados internos de la empresa.

En resumen, la consultoría de negocios es el proceso para que una entidad interna o externa de la empresa analice y encuentre áreas de oportunidad para alcanzar los objetivos planteados y con ello fomentar el crecimiento económico y productivo.

Si quieres saber un poco más del tema o necesitas ayuda en tu empresa, en DConsultores tenemos un amplio abanico de áreas de experiencia para apoyarte a llegar a un nivel más alto y en un tiempo más corto. No dudes en contactarnos y comentarnos tu caso para darte las mejores alternativas.

Pasos básicos para implementar tecnología en tu empresa

Las empresas que no utilizan las ventajas de la tecnología están destinadas al fracaso por un simple motivo: no podrán ser competitivas por el uso del tiempo y recursos.

En mi carrera como consultor me he encontrado con empresas que se resisten a la inclusión de la tecnología en sus procesos cotidianos y al paso del tiempo no es sorpresa el ver que son empresas que comienzan a tener problemas para mantenerse a flote en el mercado. No es por el hecho de no tener la tecnología, sino porque no son capaces de mantener un ritmo adecuado.

Tomar decisiones basadas en información y sobre todo, competir en la gestión de los recursos ante otras empresas requiere de recursos tecnológicos.

Es por lo que en esta ocasión te traigo los pasos básicos para implementar tecnología en tu empresa y comiences a utilizar las grandes herramientas que harán tu vida más fácil.

Usa la nube

Existen muchas herramientas que te permiten guardar una cantidad impresionante de documentos en la nube para poder tener acceso a ellos desde cualquier lugar. Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive son algunas de las herramientas que permiten almacenar documentos y tenerlos disponibles en cualquier lugar.

Otra de las ventajas que ofrecen algunas de estas opciones es el trabajar de forma colaborativa. Varias personas editando a la vez un solo documento, esto agiliza algunos procesos.

El poder compartir documentos con tu equipo es crucial para eficientar el tiempo y estas herramientas son ideales para ello.

Capacita tu equipo

Internet pone disponible todo el conocimiento del mundo a tu alcance. Al usar plataformas educativas puedes capacitar a tu personal en temas necesarios para que se destaquen en su trabajo. Desde tutoriales en youtube, hasta cursos de paga, es una de las mejores formas de complementar la preparación continua de tus colaboradores.

Centraliza la comunicación

Si eres víctima de no saber en que parte dejaste el mensaje que le mandaste a tu equipo sobre ese proyecto importante, es hora de que comiences a centralizar por donde te comunicas. Con herramientas como Slack o Facebook Workplace, haces un solo punto de encuentro y esto resulta en una mejor comunicación, en lugar de brincar de WhatsApp a Facebook messenger y después pasar a Hangouts o Meet de Google.

Existen muchas estrategias para este tipo de herramientas, pero mientras no lo tengas claro el mejor uso de cada una de ellas, te recomiendo que definas una sola plataforma.

Agiliza tus procesos con software

Implementar software de CRM, ERP o software a medida te ayudaran a agilizar los tiempos que se tardan en ejecutar ciertos procesos que pueden convertirse en la pesadilla de cualquier empresa.

Existen muchas tareas que puedes automatizar. Para identificarlas, observa cuales son las más repetitivas y tediosas, como generar cotizaciones, reportes, registros, entre otras.

Si estas interesado en la inclusión de tecnología en tu empresa, acércate a tu agencia consultora de confianza y asesórate en el proceso de inclusión. O si vas a hacerlo de forma autónoma ten en cuenta que puedes encontrar algunas barreras que pueden complicar el proceso y que los consultores podemos agilizarlo.

Pierdes el 30% de tus ingresos por no usar las Tecnologías de la Información

Trabajo desde casa

Perdidas de dinero por falta de tecnologías de la información

¿Creerías que pierdes aproximadamente el 30% de los ingresos de tu empresa por no usar las tecnologías de la información (TICs)?

La respuesta a la pregunta anterior es: Cierto. La mayoría de las micro y pequeñas empresas pierden estos márgenes por no tener los controles y procesos adecuados para garantizar que están usando de forma adecuada sus recursos, sobre todo, para crecer.

No implica que todas las empresas deban de usar sistemas complejos para solucionar lo que menciono, sino que las TICs ayudan a agilizar muchas de las tareas cotidianas y propician el aprovechamiento del tiempo y demás recursos para fomentar el crecimiento de la empresa.

Dentro de las causas que propician las pérdidas que menciono se encuentran las siguientes:

1. Mermas en inventarios

Muy pocas empresas a niveles tempranos de su creación tienen controles que permitan conocer sus inventarios o incluso tener un histórico de compras que les ayude a tomar decisiones adecuadas para reducir o aprovechar las mermas que se producen en sus inventarios.

Por dar un ejemplo, desde el puesto de gorditas de la esquina hasta el restaurant más sofisticado, deben de tener un control, si no preciso, si estimado de lo que consumen para realizar sus productos, ya que puede significar que están comprando materiales que no se usarán en el tiempo de vida útil y se transformará en pérdidas para el negocio.

2. Falta de control de gastos

Tu, ¿Sabes cuánto gasta tu empresa? y no hablo solo contablemente. Gran cantidad de personas piensan que el automatizar una empresa se enfoca solamente en el área contable, sin embargo, la automatización de procesos administrativos ayuda a ahorrar gastos que realmente no se contemplan en la contabilidad directamente ya que al agilizar las tareas que se realizan, el personal puede realizar más tareas en menos tiempos, convirtiéndose en una empresa productiva.

El tiempo es uno de los recursos más malgastados en las MiPyMES y esto es porque no usan herramientas que las ayuden a gestionarlo.

3. Pérdida de clientes

Aunque no lo creas, estas perdiendo clientes en este momento.

¿Tienes un sitio web?, ¿Tienes una estrategia de Marketing Digital?, ¿Tienes un historial de lo que te ha comprado en el pasado cada cliente?. Son elementos que ayudan a que un cliente se quede o se vaya a la competencia y es debido a muchos factores que giran en torno a estas preguntas.

Un sitio web, además de darle una vista diferente y profesional a tu negocio, muestra la información que tu cliente quiere conocer de ti, por lo que te invito a asesorarte de algún experto en la materia para crear tu página, porque también puede significar un potencial foco rojo si no está hecha enfocándose a un objetivo.

Lo mismo pasa con la promoción de tu marca en redes sociales o buscadores. Si no se hace de manera adecuada o simplemente no se hace, estás perdiendo clientes potenciales y la oportunidad de crecer.

Por último, tener un historial de compras o un sistema de lealtad en tu negocio puede significar que tus clientes pueden encontrar, tal vez no un mejor servicio, pero si uno que lo haga sentir mejor y que se vaya con la competencia.

4. Incertidumbre para tomar decisiones

¿Tienes la certeza de lo que pasaría si tomas una determinada decisión? Si bien no es posible conocer a ciencia cierta lo que pasará, si puedes reducir la incertidumbre al mínimo.

Muchos de los proyectos en los que he trabajado se enfocan a esta área. Incluso para determinar el costo de un producto se deben de considerar una gran cantidad de variables hacia dentro de la empresa, por lo que las TICs forman una parte fundamental para la gestión de esta información.

Saber en que etapa se encuentra el servicio que le estamos ofreciendo a nuestro cliente, cuanto gastamos, la cantidad de proyectos que están en marcha en este momento, etc. Tu decide que información te es relevante.

Si consideramos estos cuatro puntos, veremos que más que las pérdidas reales que se ven reflejadas en nuestro bolsillo, también se encuentran los costos de oportunidad.

Imagina tener una página de internet que consiga clientes para ti y que un sistema que haya automatizado tu proceso te alerte sobre la llegada de un cliente nuevo que debes atender y te de la información para que le des un mejor servicio.

Las TICs, dan un abanico impresionante de oportunidades para generar crecimiento en cada etapa de los negocios.

Me gustaría saber que opinas del tema, escríbeme en mis redes sociales Facebook y Twitter

Consejos para la administración de cuentas en tu empresa

administrar cuentas de ti

administrar cuentas de ti

Todas las empresas, por pequeñas que sean, tienen una plataforma tecnológica que controlar, en esta ocasión te daremos unos consejos sobre como administrar de una manera más ventajosa para el negocio y evitar problemas en caso de movimientos en tu empresa.

En la experiencia que tengo al frente de las relaciones con los clientes, me he dado cuenta que la mayoría de las empresas, incluso si tienen un área enfocada a los sistemas de la información, no tienen un manejo adecuado de la información, cuentas y contraseñas que pertenecen a la empresa.

Cuentas por área o departamento

Es muy común que las cuentas de correo las hagamos personales, considerando únicamente la necesidad de contar con un correo electrónico para la comunicación, pero dejamos de lado la responsabilidad que vienen sobre estas cuentas. Lo más común es que cuando hay rotación de personal comienzan a notarse los problemas debido a que la persona que se fue es la que tiene registradas todas las cuentas de administración de servicios de la empresa.

La recomendación que les ofrezco para este caso es el crear cuentas enfocadas a las áreas específicas, no a personas, por lo menos para hacer los registros adecuados de servicios o de cuentas que tengan contacto de forma frecuente con el exterior de la empresa.

Las áreas más sensibles para estos casos son las áreas como facturación, sistemas, atención a clientes, por lo que los correos sugeridos para estas áreas son: sistemas@dominio.com, facturas@dominio.com, contacto@dominio.com, o como tu lo consideres, pero que independientemente de la persona que se encuentre al frente de dicha sección de la empresa los correos queden a disposición del personal entrante.

Registros a nombre de la empresa

Algo similar y ligado a las cuentas de correo electrónico, vienen los servicios que usa la empresa como dominios, hosting, o en el caso, servicios de almacenamiento como Onedrive, Dropbox o Google Drive, entre otros.

Eh encontrado casos en los que los registros del dominio de la empresa ha estado a nombre de la persona que administraba el área de sistemas y que tiene varios años sin trabajar en la empresa.

Aparentemente no tiene mucha importancia este tipo de datos, sin embargo, cuando llega el momento de requerir soporte técnico se comienza a complicar el tema, debido a que la única persona facultada para solicitar soporte es quien es el/la titular de la cuenta.

Del mismo modo, concentrar los registros sería lo ideal para tu empresa ya que e complicado el identificar quien hizo cada cuenta. En caso de que se tengan dos o más dominios, hosting o servicios similares, será adecuado que la misma persona los registre y a nombre de la empresa como tal y vinculado a una cuenta de correo electrónico como lo mencionamos en la sección anterior.

Por el momento son de los consejos que mejor pueden ayudarte para administrar las cuentas dentro de tu empresa. Pronto haremos una serie de publicaciones similares sobre otras áreas de la plataforma tecnológica y que serán de utilidad para ti.

¿Para que sirve un CRM?

CRM Customer Relationship Management

CRM, Customer Relationship Management

Un CRM puede ayudarte a manejar las ventas de tu empresa. Todas las empresas dependen de sus ventas, como se menciona en muchas ocasiones sin ventas no hay negocio y esto es real, pues la finalidad principal de un negocio es conseguir que alguien intercambie dinero por nuestro producto o servicio.

Con las nuevas tecnologías los procesos de ventas se han venido a convertir en unos de los más cuidados y profesionalizados, y esto es en gran medida a la posibilidad de analizar y detectar patrones que ayuden a conseguir mejores resultados.

Bien, pues para esto sirven en gran medida los CRM, que por sus siglas en inglés, Customer Relationship Management o en español, Administrador de la Relación con el Cliente, son software que ayudan a llevar un registro lo más detallado que se requiera sobre el proceso de ventas.

Estos de registros de ventas, depende en gran medida del tipo de empresa que tenemos, pero al final resulta en traducir el embudo de ventas que se tiene en el proceso a un registro digital para ayudarnos a saber en que estatus se encuentra cada cliente.

Entre los beneficios que presentan este tipo de sistemas o aplicaciones, se encuentran:

  • Ayudar a mejorar la toma de decisiones
  • Incrementa la productividad del proceso de ventas
  • Se obtiene información en tiempo real de todo el equipo de ventas
  • entre otros

Existen en el mercado una infinidad de opciones para poder usar un CRM, sin embargo, he tenido la experiencia de desarrollar algunos a medida, todo depende de que tipo de experiencia necesitas.

Actualmente, algunas de las opciones ya existentes cuentan con funcionalidades tan robustas como poder enviar correos electrónicos, detectar que empresas están visitando tu sitio web, entre muchas otras, sin embargo, no porque existan en el mercado son la mejor opción para ti y tu negocio.

Es posible adaptar algún otro tipo de herramientas como la conocida herramienta de gestión de tarjetas, TRELLO, para hacer la función de gestión de ventas, al fin del día, el proceso de ventas es tan complicado como tu lo presentes.

Algunas opciones en el mercado que puedo mencionar son SalesForce, PipeDrive, que son empresas que tienen una gran cantidad de tiempo en el mercado y han estandarizado el proceso de ventas de una forma interesante, pero esto no significa que debas utilizar forzosamente alguno de estos.

No todos los procesos son iguales, aunque similares, existen diferencias importantes, pero no es un tema del que quiero hablar hoy, sino darte un concejo que es que adaptes la tecnología a ti, puede ser desde una simple hoja de excel, hasta que te ayudemos a crear tu propio CRM interno, pero mi mayor recomendación es que puedas medir lo que esta pasando con tu equipo.

Lo que no se mide, no se puede mejorar y tener en claro cuales son tus números te ayudará a generar mejores resultados.

Te recomiendo que veas el post de como ayudar a mejorar la productividad en tu empresa con tecnología.

Si necesitas apoyo, envíame un mensaje en mis redes sociales, en twitter me encuentras como @l_delcampo o a la cuenta de la empresa @D_Consultores.

Tres recomendaciones para el Buen Fin

Bolsas de compras en buen fin

El buen fin se aproxima cada vez más y la euforia de las compras aumenta, pero ¿Estás seguro de que Las compras que estas realizando son las mejores?. Aquí te dejo algunos consejos para que este buen fin no se convierta en un mal año.

1. Cuidado con tu tarjeta de crédito

Es importante no dejarte llevar por las promociones con meses sin intereses. En muchas ocasiones compramos productos que consumimos en un periodo menos al que terminaremos de pagarlo. Promociones como viajes o productos de consumo son los que entran en este rubro, pues el viaje lo podrás realizar de inmediato, pero la deuda se quedará, a menos que tengas la solvencia económica o lo hayas planeado así, no te dejes llevar por estas “ofertas”.

2.  Compara precios

A pesar de que estas fechas nos incitan a no ver más precios por el sentido de urgencia, siempre es mejor comparar precios en diferentes proveedores, si no lo haces es posible que te lleves una desagradable sorpresa al verlo después en otro lado con un precio menor o con mayores beneficios. También es muy importante dar seguimiento de los precios antes de que llegue esta fecha, pues se han detectado empresas que unas semanas antes, suben los precios para dejarlos con los descuentos del buen fin en los precios del mercado normal.

3. Analiza si lo quieres o lo necesitas

Uno de los problemas de la cultura del consumismo es la de comprar por impulso y en esto recordemos que cuando la emoción sube, la inteligencia baja. Hay una infinidad de ejemplos de cosas que compramos por impulso y termina guardado en lo más escondido de la casa o la oficina sin siquiera abrir el empaque, por lo que es muy importante que analices si realmente vas a utilizar ese producto o si te va a dar algún beneficio. Para esto, te recomiendo que por un momento te detengas en un lugar que te permita relajarte y hacerte la pregunta ¿Lo quiero, o lo necesito? y necesitarlo se refiere a si realmente le sacarás un provecho. No es lo mismo comprar un celular que cuesta $25,000 y que lo usarás para ver Facebook, que si lo usas para probar aplicaciones que te darán un beneficio económico.

Espero estos tres puntos te sirvan para tomar decisiones asertivas y que este buen fin no se transforme en una carga por el resto del año.