Consejos para la administración de cuentas en tu empresa

Todas las empresas, por pequeñas que sean, tienen una plataforma tecnológica que controlar, en esta ocasión te daremos unos consejos sobre como administrar de una manera más ventajosa para el negocio y evitar problemas en caso de movimientos en tu empresa.

En la experiencia que tengo al frente de las relaciones con los clientes, me he dado cuenta que la mayoría de las empresas, incluso si tienen un área enfocada a los sistemas de la información, no tienen un manejo adecuado de la información, cuentas y contraseñas que pertenecen a la empresa.

Cuentas por área o departamento

Es muy común que las cuentas de correo las hagamos personales, considerando únicamente la necesidad de contar con un correo electrónico para la comunicación, pero dejamos de lado la responsabilidad que vienen sobre estas cuentas. Lo más común es que cuando hay rotación de personal comienzan a notarse los problemas debido a que la persona que se fue es la que tiene registradas todas las cuentas de administración de servicios de la empresa.

La recomendación que les ofrezco para este caso es el crear cuentas enfocadas a las áreas específicas, no a personas, por lo menos para hacer los registros adecuados de servicios o de cuentas que tengan contacto de forma frecuente con el exterior de la empresa.

Las áreas más sensibles para estos casos son las áreas como facturación, sistemas, atención a clientes, por lo que los correos sugeridos para estas áreas son: [email protected], [email protected], [email protected], o como tu lo consideres, pero que independientemente de la persona que se encuentre al frente de dicha sección de la empresa los correos queden a disposición del personal entrante.

Registros a nombre de la empresa

Algo similar y ligado a las cuentas de correo electrónico, vienen los servicios que usa la empresa como dominios, hosting, o en el caso, servicios de almacenamiento como Onedrive, Dropbox o Google Drive, entre otros.

Eh encontrado casos en los que los registros del dominio de la empresa ha estado a nombre de la persona que administraba el área de sistemas y que tiene varios años sin trabajar en la empresa.

Aparentemente no tiene mucha importancia este tipo de datos, sin embargo, cuando llega el momento de requerir soporte técnico se comienza a complicar el tema, debido a que la única persona facultada para solicitar soporte es quien es el/la titular de la cuenta.

Del mismo modo, concentrar los registros sería lo ideal para tu empresa ya que e complicado el identificar quien hizo cada cuenta. En caso de que se tengan dos o más dominios, hosting o servicios similares, será adecuado que la misma persona los registre y a nombre de la empresa como tal y vinculado a una cuenta de correo electrónico como lo mencionamos en la sección anterior.

Por el momento son de los consejos que mejor pueden ayudarte para administrar las cuentas dentro de tu empresa. Pronto haremos una serie de publicaciones similares sobre otras áreas de la plataforma tecnológica y que serán de utilidad para ti.