Tu empresa es como un motor de un automóvil, cada parte debe cumplir su función para que todo siga andando como está planeado, y como todo motor debe de darse su mantenimiento y buscar áreas de oportunidad para darle más potencia.

En todos los giros siempre se busca el mejorar y optimizar la productividad de nuestras actividades y la única manera de lograrlo es buscando esos procesos que en lugar de ayudar, entorpecen las tareas que tu equipo realiza en su día a día.

En su mayoría como jefes de equipos buscamos el tener controlado los resultados que se están ofreciendo a los clientes, ya sean internos o externos, pero en ese control, nos topamos que introducimos revisiones y autorizaciones que en gran medida más que agregar valor al servicio, se lo quitan, pues no siempre son tan fluidos como quisiéramos Estos controles no están del todo mal, pues son necesarios para tomar decisiones inteligentes y observar el desempeño del equipo en su conjunto, pero se pueden realizar de otra manera y más objetiva.

En el mercado existen herramientas tecnológicas que ayudan a incrementar la eficiencia de controles eliminando pasos al proceso, pero teniendo un registro de las actividades del equipo y que ayudan a que las partes directivas y gerenciales puedan ver en todo momento el flujo del trabajo que se realiza. Estas herramientas tienen diversos nombres según el fin que se usen, podrás haberlas escuchado como CRM, ERP u otros nombres parecidos, pero en general su función es la misma, el registrar la información y automatizar los procesos que deben automatizarse.

A continuación voy a mencionarte algunas áreas de oportunidad que de manera general pueden aplicar a cualquier negocio y pueden resolverse con alguna aplicación informática.

Reduce los traslados dentro de la oficina

Una de las acciones que más conllevan pérdida de tiempo son los traslados, pues en muchos negocios se requiere que las autorizaciones vengan sobre una orden de compra, cotización, o algún otro documento impreso. Al hacer este proceso de manera digital se agiliza y se tiene un control más preciso de lo que se realiza, pues te podrás encontrar que muchas veces tu personal aprovecha estos traslados para hacer paradas intermedias y enterarse de las noticias nuevas de sus compañeros.

Algo que es recomendable, por ejemplo, es el uso de correos electrónicos, pero hacerlo de manera inteligente, pues también podemos caer en excesos que sólo ayudarán a que no se considere como una herramienta importante, así como también las aplicaciones de mensajería instantánea.

Agiliza las búsquedas de documentos

Algo muy común en los negocios es  buscar documentos de meses pasados y que al tenerlos físicos son muy fácil de extraviar por no haberlos guardados en su momento. Por más estricto que sea un proceso en el mundo físico, siempre existe el error humano.

Una forma de hacer esto es empleando plataformas electrónicas que te ayuden a organizar tus documentos, algunas gratuitas como Google Drive o Dropbox cuentan con buscador interno, que te ayudará a encontrar el documento que más se acerque a la búsqueda que estás haciendo.

Del mismo modo, una plataforma hecha a la medida de tus necesidades puedes almacenar la información catalogando de una manera efectiva. Recuerda que este tipo de herramientas se pretende que sean para beneficio de la agilidad y no de la burocracia.

Ten todo siempre disponible

No es nueva la situación que sales de la oficina y existe un documento que solo tu tienes y lo traes contigo, pero algún compañero lo necesita. El almacenar tus documentos en la nube te da una ventaja competitiva y es la velocidad en que todos pueden acceder a los documentos importantes para atender algún asunto que se traduce en eficiencia ante tus clientes.

La disponibilidad ya no es un impedimento, pues existen una cantidad impresionante de herramientas que te permiten guardar tus documentos en la nube y tenerlos disponibles desde cualquier dispositivo, así que es momento de aprovecharlas, además hay algunas como Google Docs, que te permite modificarlos en línea y además hacerlo de manera colaborativa en tiempo real, evitando esas tediosas revisiones y versiones de un mismo documento que solo ocasionan dolores de cabeza.

Pronto te traeremos más artículos como estos donde te daremos tips para poder mejorar pequeñas cosas que se traducen en grandes cambios para tu negocio o incluso para tu vida en general. Si tienes algún comentario contáctanos en redes sociales, querémos escucharte.