La tecnología mejorando tu empresa

La tecnología no ha llegado al mundo para quitarle el empleo a los seres humanos, sino a darnos una gama totalmente de oportunidades en donde ocupar esa valiosa mano de obra y sobre todo el usarla de manera efectiva.

En mi vida profesional me he encontrado con una cantidad impresionante de empresas que temen involucrar la tecnología para poder darle ese plus a su negocio. Y no sólo por el hecho de que piensen que no les será útil, sino porque no ven el verdadero costo beneficio que obtendrán, únicamente ven el costo.

En esta ocasión vengo a comentar algunos de eses beneficios que las empresas con las que he trabajado y hemos generado algunos sistemas tecnológicos que, además de necesarios, se han convertido en el día a día de las personas que laboran ahí.

Control

La gran mayoría de los empresarios, por no decir todos, están en la búsqueda constante de “control” en sus negocios, y esto es algo muy importante y no por el hecho de poder mover lo que quieran en la empresa en el momento que quieran, sino por el hecho de tener la información a mano para tomar decisiones con base a la información generada dentro de sus empresa.

Por lo general este ha sido uno de los mayores retos para los empleados y empresarios, pues en la forma tradicional de ver el mundo empresarial, esta información alguien la tiene que trabajar, dar formato y presentarla a quien la necesita, y este proceso puede tardar días o hasta semanas, y siendo totalmente honestos, este proceso no tiene un valor agregado para el negocio, por lo que esos días o semanas son únicamente para acomodar algo que ya estaba ahí pero nadie se ha preocupado por acomodarlo para tenerlo en tiempo real.

Aquí es la primera parada para la inclusión de la tecnología y que puede expandirse por todo el proceso, cualquiera que sea, de creación de valor del negocio y como idea, puede ser la creación de una aplicación, que puede ser web o móvil, donde se vaya registrando la actividad que se esté realizando y con la información que sabemos que es relevante y que todo el personal involucrado la pueda alimentar. Podremos pensar que de que sirve si ya lo hacemos en papel, y viene el punto de vista de poner a trabajar el cerebro de las computadoras, y es que el valor agregado que nos  computadora cuando alguien puede programar este tipo de aplicaciones es el que se puede analizar la información en tiempo real y conocer cuántos clientes pequeños, grandes, medianos tiene la empresa en este momento, que cantidad se le ha facturado a cada uno, que tipo de servicios se les a ofrecido, cuantas cotizaciones les he entregado, entre un sin fin de datos que ayudan a tomar las decisiones importantes que determinan el rumbo de la empresa. Claro, esto va dependiendo del giro y el alcance de la aplicación.

Reducción de tiempos e integridad de la información.

La reducción de tiempos al usar alguna sistema se da en el ámbito del análisis de la información, también se da en la comunicación, en la entrega de la información de una mano a otra dentro de la empresa, al hacerlo virtual la transferencia es inmediata y con esto se eliminan los tiempos en que una persona tenía que llevar papeles a otra y que la pérdida era inminente por que se traspapelan algunos formatos u otros documentos que pueden ser de vital importancia y este punto se convierte en algo primordial.

Imaginemos el escenario en que por mes se traspapelan 5 documentos de solicitud de cambios a un proyecto que estamos llevando a cabo y estos cambios son por el 10% del alcance de un proyecto y que por su puesto representan ingresos a la empresa. Al traspapelarse estos documentos no llegan a la persona que los ejecutara, pero al área de finanzas si y a esto afectará a la empresa de esta manera:

– No se ejecutarán esos cambios y el cliente estará molesto

– Al no ejecutarse los cambios no se podrá cobrar el monto correspondiente

– La información de finanzas ya no coincide con la información del área que ejecuta.

Estas implicaciones si lo extrapolamos a 12 meses en lo que puede detectarse la magnitud total del error, ya puede haber un daño importante que tardará tiempo en repararse.

Conclusión

La realidad es que la tecnología no está en el mundo para remplazar a las personas, sino para hacer un vínculo entre el mundo virtual y el real para ofrecer mejores experiencias y eficientar las actividades que llevamos a cabo. Los beneficios pueden crecer en medida que veamos dónde podemos realmente ofrecer valor y no sólo usar tecnología por usarlos, pero este tema lo trataremos en otra ocasión.

Dejemos de tener miedo por el uso de estas herramientas y comencemos a preocuparnos en que vamos a usar todo este tiempo que nos quedará libre después de usarla.